Mitarbeitende entlasten

Arztpraxen

„Uns erreichen hunderte Anrufe pro Tag und besonders in dieser außergewöhnlichen Zeit ist die Unterstützung durch SUSI pures Gold. Sie bietet uns einen erheblichen Mehrwert.“ Unsere Digitale Mitarbeiterin SUSI übernimmt in der Arztpraxis von Dr. Eckermann und Bauer die Telefonanrufe. Dabei werden die Anliegen der Betroffenen erfasst und für die Mitarbeitenden aufbereitet.

„Unsere Mitarbeitenden sind durch diese KI-Lösung entlastet und unsere Praxis ist immer verfügbar für unsere Anrufer. Das gibt uns ein tolles Gefühl.“

24/7 Störfallmanagement der KI

Industrie & Logistik

Durch die Synchronisierung der Wertschöpfungsprozesse moderner Supply Chains sind Unterbrechungen des Regelablaufs der Logistik mit hohen Aufwänden, Zeitverlusten und Folgekosten verbunden, oft entlang der gesamten Lieferkette bis zur Produktauslieferung. Da trotz 0-Fehler-Ansatz immer wieder Unterbrechungen vorkommen, ist es entscheidend, Probleme schnell und umfänglich zu erfassen, um eine Lösung zielgerichtet und kurzfristig zu generieren und in den Einsatz zu bringen.

Hier spielt unsere KI ihre Vorteile aus. Bei SUSI können Probleme 24/7 im natürlichen Dialog gemeldet werden. Ob am Telefon oder per Chat, sie erfasst die Problemstellung, führt einen dynamischen Fehlerdialog, dokumentiert im Kundensystem und löst Workflows in Echtzeit aus. Hierdurch werden beispielsweise Lieferverzögerungen transparent und automatisch berücksichtigt, der Prozess bei Transportschäden automatisch in Gang gesetzt oder Fehlmengen gemeldet und ausgeglichen.

Dabei ist die Problemmeldung schnell und unkompliziert, die Daten sind vollständig und – weil SUSI immer im Einsatz ist – verkürzt oder vermeidet sie absolut verlässlich die Dauer schädlicher Sonderprozesse.

SmartOffice unterstützt die Intralogistik

MFI Innovations

Heutzutage sind in der Produktion und Lagerung smarte Intralogisitklösungen unabdingbar. Warenströme müssen effizient in Versorgungsketten eingespeist und Güter im Versand schnell abgewickelt werden. Unser Kunde MFI Innovations bietet hierfür unterschiedlichste Einzel- und Gesamtlösungen an und setzt im telefonischen Service für KundInnen unser SmartOffice ein.

Tritt bei den Industriekunden der MFI ein Fehler auf, kann es Rund um die Uhr zu kritischen Stillständen der Intralogistik kommen. Derartige Ausfälle können bei fehlendem Support sehr teuer werden, weshalb MFI Innovations ihren KundInnen entsprechende Service- und Dienstleistungspakete anbietet, um auch im Krisenfall den Rücken freizuhalten.

Rufen betroffene Unternehmen den Kundenservice von MFI an, erreichen Sie entweder direkt eine technische Fachkraft für den Service oder, sollte diese gerade nicht verfügbar sein, unser SmartOffice. Dort können unmittelbar die Problematik und Relevante Fehlercodes gemeldet werden, sodass MFI Innovations schnellstmöglich ihren Supportprozess auslösen kann.

Die technische Fachkraft kann sich mit den bereits aufgenommen Informationen unmittelbar bei Wiederverfügbarkeit ein Bild von der Situation machen, diese Voranalysieren und im besten Fall dem Unternehmen schon direkt beim ersten Rückruf eine Lösung präsentieren.

Bearbeitungszeiten minimieren​

Rechtsvertretungen

Das Telefonaufkommen in Rechtsanwaltskanzleien überschreitet die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden im Sekretariat. Eine besondere Herausforderung besteht darin, dass das Telefonaufkommen zyklischen Schwankungen unterliegt. In Spitzenzeiten bleiben somit viele Anrufe unbeantwortet. Ohne die Digitale Mitarbeiterin SUSI mussten Sekretariate das Anliegen der Anrufenden in zeitintensiven Gesprächen aufnehmen und stichpunktartig an die entsprechende Rechtsvertretung zur Bearbeitung weiterleiten.

Seit dem Start der Zusammenarbeit unterstützt SUSI Mitarbeitende des Sekretariats. Sie übernimmt alle Anrufe, welche vom Team des Sekretariats nicht bearbeitet werden können. Im Gespräch nennt der Anrufende den Grund des Anrufs und die KI klassifiziert das Anliegen. In Abhängigkeit des erkannten Themas stellt SUSI gezielte Rückfragen, oder beantwortet die Frage des Anrufenden sofort.

Anschließend sendet sie eine Zusammenfassung inklusive abgefragten Aktenzeichen an die entsprechende Abteilung oder direkt an die betroffene Rechtsvertretung. SUSI informiert zudem den Anrufenden, welche Dokumente bereits im Vorfeld an die Kanzlei gesendet werden können. Dies reduziert die Zahl der Rückrufe und minimiert die Durchlaufzeit.

Saisonalen Ereignissen trotzen

Stadtwerke und öffentliche Betriebe

Das Energieversorgungsgeschäft ist stark von saisonalen Ereignissen geprägt. Preiserhöhungen, Rechnungsversand oder neue Energiepauschalen sorgen dafür, dass viele KundInnen in einem sehr kurzen Zeitraum Kontakt zum Energieversorgungsunternehmen aufnehmen. Das eingehende Telefonaufkommen ist in Zeiten von Fachkräftemangel und der ohnehin schon enormen Arbeitslast nicht immer abzufangen.

Die Digitale Mitarbeiterin SUSI bringt im Rahmen des SmartOffice die nötigen Skills und Erfahrungen mit, um Energieversorgungsunternehmen und andere öffentliche Betriebe direkt zu unterstützen. Sie übernimmt den gesamten Anrufüberlauf und kümmert sich um eine vom Anliegen abhängige Weiterleitung. Bei kritischen Anliegen, wie einer Gasstörung, leitet sie das Gespräch direkt telefonisch an die Störmeldezentrale weiter.

Durch die fallabschließende Verarbeitung von Zählerständen, Abschlagsanpassungen oder Rechnungsänderungen gewinnen die Mitarbeitenden Zeit, welche sie in die betreuungsintensiveren Gespräche mit KundInnen investieren können.

Der Gast im Fokus

Hotel- und Gastgewerbe

Unternehmen aus dem Hotel- und Gastgewerbe sehen sich oft mit denselben Problemen konfrontiert: angespannte Personalsituation, Fachkräftemangel und viele telefonische Anfragen an das Serviceteam. An dieser Stelle unterstützt unser SmartOffice von der Gästebetreuung bis hin zur fallabschließenden Bearbeitung. Die Angestellten des Hotels werden durch eine Übernahme der Telefongespräche durch unsere KI entlastet und können sich durch das SmartOffice 2.0 nun intensiver den Gästen im Haus widmen.

Unsere Technologie klassifiziert die aufgenommenen Anliegen der Anrufenden und stellt diese den richtigen Teammitgliedern zur Verfügung. Dadurch ist – falls nötig – ein schneller und kompetenter Rückruf möglich.

Ständige Erreichbarkeit

im Autohandel

Die telefonische Erreichbarkeit von Autohäusern ist eine vielfältige Herausforderung: KundInnen rufen außerhalb der Öffnungszeiten an, die Mitarbeitenden sind im Kundengespräch, das man nicht unterbrechen möchte, oder alle Leitungen sind belegt. Dabei ist der Kontakt vor allem von potenziellen Kaufinteressierten bares Geld wert. An dieser Stelle setzt unsere künstliche Intelligenz – die bei der Renault Retail Group auf dem Namen Zoe hört – an.

Zoe übernimmt den telefonischen Anrufüberlauf und nimmt im Dialog mit KundInnen das entsprechende Anliegen auf. Die lernende KI des Systems leitet die Informationen entsprechend an die Fachabteilungen weiter. Das führt nicht nur zu einer besseren Erreichbarkeit der Autohäuser, sondern auch zu einer beschleunigten Bearbeitung der Kundenanliegen und entlasteten Mitarbeitenden. Zudem wird ohne Einsatz weiterer Ressourcen das Kundenerlebnis deutlich verbessert und die Durchlaufzeit bis zur Problemlösung reduziert.

3 Monate nach dem offiziellen Ende der Pandemie: Marcel Martini blickt auf die Zeit mit Masken, Abstandsregeln und Hygienevorschriften zurück

[Frage] Marcel, du bist Anfang 2021 als Geschäftsführer zur SUSI&James gekommen. Wie sah damals der Alltag aus?

Marcel: Ich weiß, dass es in 2020 Kurzarbeit gegeben hat. Der Einbruch der Auftragslage war deutlich spürbar, letztendlich natürlich bedingt durch die extreme schwierige Situation bei unseren Kunden, beispielsweise aufgrund von Produktionsstops oder auch dem Zusammenbruch von Lieferketten. Heute jedoch zeigt sich, dass die Pandemie sehr eindrucksvoll die Notwendigkeit einer digitalen Transformation von Unternehmensprozessen gezeigt hat, was uns natürlich geholfen hat.

Außerdem hat die Pandemie Unternehmen dazu gebracht, kostensensitiver zu agieren. Das erschwert natürlich grundsätzlich Investitionen, wenn jedoch, wie bei unseren Lösungen ein schneller Return-on-Invest zu erwarten ist, erlebe ich eine hohe Aufgeschlossenheit bei unseren Kunden. Darüber hinaus schaffen flexible und auf den Use-Case angepasste Lizenzmodelle weitere Freiräume.

[Frage] Hat sich durch die Pandemie das Geschäftsmodell verändert?

Marcel: Grundsätzlich nein. Ich glaube, dass Kunden sehr viel sensibler und offener gegenüber Themen im Bereich der Digitalisierung, Prozessbeschleunigung, Effizienzsteigerung, etc. geworden sind. Und genau das ist unser Leistungsversprechen.

Mit der Sensibilisierung ist aber auch ein Stück der Risikobereitschaft verloren gegangen. Heutzutage müssen wir vor der eigentlichen Entwicklung durch einen „Proof-of-Concept“ einen unmittelbaren Mehrwert zumindest plausibilisieren, bevor die eigentliche Entwicklung starten kann. Das ist natürlich nachvollziehbar, verzögert aber unter Umständen den Prozess.

[Frage] Wie hat sich der Umgang mit Unternehmen, Interessenten und Kunden verändert?

Marcel: Die meisten Menschen arbeiten heutzutage im Home-Office. Die Erreichbarkeit ist dabei etwas schwieriger als zuvor. Ein größerer Schmerzpunkt für uns ist aber, dass sich ohne den persönlichen Kontakt nur schwer ein persönliches Vertrauensverhältnis entwickeln kann. Immerhin greifen wir tief in Unternehmensprozesse ein, was ein großes Vertrauen voraussetzt.

Das Vertrauen aufzubauen, war zuvor deutlich einfacher, da man öfter Angesicht zu Angesicht gesprochen, gemeinsam einen Kaffee getrunken hat oder spontan beim Kunden vorbeigefahren konnte. Heutzutage verlaufen die Meetings eher über Teams, Zoom, das Telefon oder wir tauschen uns kurz per Mail aus. Das hat natürlich große Vorteile, ist aber in Punkto Beziehung aufzubauen und Netzwerken ein gewisses Hindernis. Umso wichtiger sind Netzwerk-Events, Messen oder vergleichbare Formate.

[Frage] Unser Produkt Smart Office wurde vor nicht allzu langer Zeit entwickelt. Inwiefern haben die Pandemie und die Notwendigkeit zur Digitalisierung zur Entwicklung beigetragen?

Marcel: Die Pandemie und der daraus entstandene Digitalisierungsdruck haben die Entwicklung des Smart Office zwar beschleunigt, letztendlich ist unsere Lösung aber die logische Antwort auf gängige Marktprobleme: mangelnde telefonische Erreichbarkeit, Fachkräftemangel, ineffiziente Prozesse, etc. Ob die Pandemie der ausschlaggebende Faktor gewesen ist, kann ich nicht beurteilen, aber sie hat zumindest dazu beigetragen.

[Frage] Ist es schwieriger das Produkt heutzutage zu vertreiben?

Marcel: Nicht unbedingt schwieriger, aber anders. Die Vertriebswege haben sich einfach geändert. Die Schwierigkeit besteht darin herauszufinden, welche Bedarfe die Zielgruppe hat und wie man diese am besten anspricht. Häufig erfolgt die Erstansprache per Mail, LinkedIn oder sogar Kalt-Akquise. Vor der Pandemie spielte das persönliche Netzwerken eine größere Rolle.

Umso schöner ist es, bei Veranstaltungen Menschen zu treffen, sich gegenseitig kennenzulernen und auszutauschen. Das letzte solche Event, bei dem wir dabei waren, war das Partner Networking Event  der Zukunftswerkstatt 4.0.

[Frage] Hat sich die Akzeptanz der Endkunden gegenüber KI-Lösungen gewandelt?

Marcel: Es gibt Studien, die zeigen, dass immer mehr Menschen offener gegenüber neuen Technologien sind. Ob das der Pandemie zuzuschreiben ist, wage ich zu bezweifeln. Generell steigt die Akzeptanz gegenüber neuen Technologien stetig, auch durch die derzeitige starke mediale Präsenz. Gleichzeitig gibt es natürlich auch eine gewisse Skepsis bzgl. Kundenzufriedenheit, Nutzerfreudlichkeit, Datensicherheit, etc.  Wir legen jedoch extrem viel Wert auf diese Themen, eine positive User-Experience zu erzeugen ist Kern unserer DNA. Das spiegeln uns auch unsere Kunden wider, was uns sehr freut. Die Endkunden kommen mit der Geschwindigkeit, in der SUSI spricht , sehr gut zurecht. Vor allem, wenn ältere Menschen anrufen, ist das enorm wichtig.

[Frage] Wie sieht die Umsetzungsgeschwindigkeit von Projekt und Produkt heute aus?

Marcel: Mein Eindruck ist, dass sich die Entscheidungswege bei gewissen Themen wieder verlangsamt haben, was aber nachvollziehbar ist, weil er Umsetzungsdruck geringer geworden ist. Während der Pandemie hatten Unternehmen beispielsweise keine andere Wahl, als ihren Mitarbeitenden anzubieten remote zu arbeiten und die dafür notwendigen Voraussetzungen zu schaffen.

Das grundsätzliche Bedürfnis und Verständnis der Notwendigkeit einer fortlaufenden digitalen Transformation besteht, aber nicht mehr mit der Geschwindigkeit von vor 3 Jahren. Gleichzeitig gibt uns das die Möglichkeit, mit unseren Kunden die Anforderungen detailliert zu identifizieren und unsere Produkte und Lösungen daran auszurichten.

Smart Office 2.0

Am 31.05.2023 stellte Projektleiter Florian das Smart Office 2.0 samt Weiterentwicklungen, neuen Features und intuitiverer UI vor. Die Vorstellung begann Florian mit einem ausgehenden Anruf aus Teams. Die Digitale Mitarbeiterin SUSI ging auch schon an das Telefon und begrüßte uns ganz herzlich. In einem Beispieldialog, den Neuzuwachs Emma und Florian zuvor vorbereitet hatten, wurde zunächst nach dem Anliegen gefragt.

Dabei erkannte SUSI, dass Florian eine Tischreservierung vornehmen möchte und erfragte anschließend den Namen, die Anzahl der Personen und sonstige relevante Informationen. Diese leitete sie dann in einer E-Mail an einen zuständigen Mitarbeitenden weiter, da wir „außerhalb der Öffnungszeiten“ anriefen.

Doch hinter diesem scheinbar einfachen Dialog von nur wenigen Minuten steckt ein gewaltiges System: Das Smart Office 2.0. Bereits die Vorgängerversion hatte es in sich. Dialogbäume, die individuell an Kundenbedürfnisse anpassbar waren, ausgewählte Begrüßungen, Fragen und vieles mehr.

Im Smart Office 2.0 können internen Rufnummern Namen vergeben werden. Dabei können beliebig viele Rufnummern in das System eingepflegt und jeder ein individueller Dialog zugeordnet werden. Die Phrasen und Aktionen werden im Dialogbuilder intuitiv eingebaut, wobei der Nutzer selbst einstellt, wann eine Aussage getroffen, eine Mail versandt, ein API-Call durchgeführt oder eine Frage gestellt wird.

Sobald eine Frage im Dialogbaum erstellt wird, erscheint automatisch ein Feld für die Nutzereingabe, wodurch die Dialogerstellung wesentlich vereinfacht wird. Solche Automatisierungen helfen dabei, logische Lücken zu schließen, hindern jedoch den Nutzer in seiner Individualisierung nicht.

Des Weiteren besteht im Smart Office 2.0 nun die Möglichkeit auf alle möglichen Ausgänge individuelle Enden zu setzen. So kann sich SUSI bei unterschiedlichen Dialogzweigen auf verschiedene Arten vom Anrufenden verabschieden. Diese Neuerungen sorgen im Smart Office 2.0 für eine bessere Strukturierung der Multi-Rufnummer-fähigkeit und steigern den Individualisierungsgrad der Dialogzweige.

Energieforen Leipzig 2022

Im Customer Care Center Management entscheidet sich, ob ein Kunde bleibt oder geht. Hier finden die wichtigen Touch Points statt. Die Energieforen in Leipzig gründeten eine Plattform für Energieversorger, in denen sich Führungskräfte des Kundenservice, -management und Customer Care Centers auf Augenhöhe über aktuelle Probleme und Herausforderungen der Branche austauschen können.

2022 war Projektleiter Florian gemeinsam mit Christian Demmer von den Stadtwerken Saarlouis und Dieter Hoffmann von ENCOMlab vor Ort bei den Energieforen in Leipzig und stellte den spannenden Use-Case unseres Smart Office in den Stadtwerken Saarlouis vor.

Das Energieversorgungsgeschäft ist stark von saisonalen Ereignissen geprägt. Preiserhöhungen, Rechnungsversand oder neue Energiepauschalen sorgen dafür, dass viele KundInnen in einem sehr kurzen Zeitraum Kontakt zum Energieversorgungsunternehmen aufnehmen. Das eingehende Telefonaufkommen ist in Zeiten von Fachkräftemangel und der ohnehin schon enormen Arbeitslast nicht immer abzufangen.

Unsere KI-Lösung, die Digitale Mitarbeiterin SUSI, bringt im Rahmen des Smart Office die nötigen Skills und Erfahrungen mit, um Energieversorgungsunternehmen und andere öffentliche Betriebe direkt zu unterstützen. Sie übernimmt den gesamten Anrufüberlauf und kümmert sich um eine vom Anliegen abhängige Weiterleitung. Bei kritischen Anliegen, wie einer Gasstörung, leitet unsere KI-Lösung das Gespräch direkt telefonisch an die Störmeldezentrale weiter.

Das Smart Office ist bei den Stadtwerken unter dem Namen E-Louisa bekannt. In einem Pilotprojekt zur Zählerstandserfassung konnte SUSI&James mit der Lösung überzeugen: die Bearbeitungszeit von Kundenanliegen von 2-3 Wochen auf einen Tag ist gesunken, die Servicequalität wurde spürbar verbessert und die Mitarbeitenden entlastet. E-Louisa wurde von den Anrufern akzeptiert, sodass die Lösung durch weitere Services ausgebaut wurde.

Durch die fallabschließende Verarbeitung von Zählerständen, Abschlagsanpassungen oder Rechnungsänderungen gewinnen die Mitarbeitenden Zeit, welche sie in die betreuungsintensiveren Gespräche mit KundInnen investieren können.