Intelligente Rechtsberatung und Entlastung des Sekretariats

Die Herausforderung: Anwaltskanzleien sehen sich häufig mit einem Anrufaufkommen konfrontiert, das die Kapazitäten ihres Sekretariats übersteigt, insbesondere in zyklischen Spitzenzeiten. Vor der Implementierung einer KI-Lösung blieben viele wichtige Kundenanrufe unbeantwortet oder die Sekretärinnen waren gezwungen, die Anfragen zeitaufwändig manuell zu erfassen. Diesen handschriftlichen Notizen oder Stichworten fehlten oft die erforderlichen spezifischen Details, sodass die Rechtsvertreter Zeit für Rückrufe und administrative Triage aufwenden mussten.

Die Lösung: Der KI-Agent SUSI fungiert als intelligenter erster Ansprechpartner und bearbeitet nahtlos alle Anrufe, die das Sekretariatsteam nicht entgegennehmen kann. Das System verändert den Aufnahmeprozess durch:

• Dynamische Klassifizierung von Anfragen: SUSI identifiziert den Hauptgrund für den Anruf durch einen natürlichen Dialog und ordnet die Anfrage der entsprechenden Rechtskategorie zu (z. B. Familienrecht, Unternehmensrecht oder Prozessrecht).
• Gezielte Faktenermittlung: Je nach Thema stellt die KI spezifische Folgefragen und erfasst wichtige Daten – wie Aktenzeichen oder Fallreferenzen –, um eine vollständige Dokumentation zu gewährleisten.
• Proaktive Kundenberatung: SUSI informiert den Anrufer genau darüber, welche Dokumente er im Voraus vorbereiten und an die Kanzlei senden kann, wodurch klare Erwartungen gesetzt und die Gesamtbearbeitungszeit verkürzt werden.
• Automatisierte Übermittlung von Briefings: Die KI erstellt eine strukturierte Zusammenfassung und sendet diese direkt an die zuständige Abteilung oder den Rechtsvertreter, sodass diese alles haben, was sie für eine gezielte Weiterverfolgung benötigen.

Das Ergebnis: Eine deutliche Verringerung der administrativen Engpässe und ein drastischer Rückgang der Anzahl der erforderlichen Rückrufe. Die Sekretariatsmitarbeiter werden von der Belastung durch „Überlauf”-Anrufe entlastet und die Rechtsvertreter erhalten qualitativ hochwertigere, vorab geprüfte Daten. Durch die Gewährleistung einer 100-prozentigen Verfügbarkeit und die Minimierung der Bearbeitungszeiten vermittelt die Kanzlei ihren Mandanten ein Bild von äußerster professioneller Zuverlässigkeit.